Партнерские материалы Электронный документооборот: суть системы
Многие коммерческие организации, промышленные предприятия и госучреждения все реже отдают предпочтение бумажным носителям и активно переходят на систему электронного документооборота
На данный момент использование системы необязательно, но в скором времени без нее не сможет обойтись ни единая компания. Одной из активно развивающихся систем ЭДО является сервис idocs. Ознакомиться с особенностями проекта можно здесь: https://idocs.kz/.
Что это такое?
Система электронного документооборота представляет собой компьютерную программу, позволяющую создавать, изменять и совершать поиск электронных документов, а также обеспечивать комфортное взаимодействие сотрудников. С ее помощью можно обеспечить работу с любой документаций, будь то неформализованные или формализованные документы.
Разновидности
Электронный документооборот можно условно поделить на две группы:
- внешняя система;
- внутренняя система.
В первом случае обмен документацией происходит с контрагентами, заказчиками, прочими компаниями и непосредственно с государством. При этом каждый документ должен иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, чтобы придать ему юридическую силу.
Что касается второго пункта, то здесь работа с документацией проходит внутри самой организации, а также между ее подразделениями. Сюда можно отнести различные записи, приказы и инструкции.
Достоинства системы
За счет автоматизации процессов можно здорово упростить жизнь как крупных организаций, так и мелких фирм, избавив их от кучи лишних бумаг. Кроме того, ЭДО по сравнению с традиционными бумажными носителями имеет ряд прочих достоинств:
- высокая скорость работы с документацией – обмен документами можно ускорить в два-три раза;
- экономия – при работе с ЭДО компаниям не придется тратить средства на оплату печати, курьерских услуг, пересылок и прочего;
- отсутствие кассового разрыва, что позволяет увеличить скорость получения оплаты от клиентов;
- эффективное и удобное хранение – за счет имеющейся структуры и систематизации найти нужный документ можно в семь раз быстрее.
Помимо этого ЭДО снижает возможность ошибки при формировании документа, потому что за его составление полностью отвечает система, а также электронный документооборот позволяет круглосуточно следить за движением документации.