Электронды құжат айналымы: жүйенің мәні

Қазіргі уақытта жүйені пайдалану міндетті емес, бірақ көп ұзамай бірде-бір компания онсыз жұмыс жасай алмайды. ЭҚА белсенді дамып келе жатқан жүйелерінің бірі - idocs қызметі. Жобаның ерекшеліктерімен мына жерде танысуға болады: https://idocs.kz/.

Бұл не?

Электрондық құжат айналымы жүйесі - бұл электрондық құжаттарды құруға, өзгертуге және іздеуге, сондай-ақ қызметкерлердің ыңғайлы өзара әрекеттесуін қамтамасыз етуге мүмкіндік беретін компьютерлік бағдарлама. Оның көмегімен сіз кез келген құжаттамамен, мейлі ол бейресми немесе рәсімделген құжаттармен жұмысты қамтамасыз ете аласыз.

Түрлері

Электрондық құжат айналымын екі топқа бөлуге болады:

• сыртқы жүйе;
• ішкі жүйе.

Бірінші жағдайда құжаттамамен алмасу контрагенттермен, тапсырыс берушілермен, басқа компаниялармен және тікелей мемлекетпен жүреді. Бұл ретте әрбір құжатта оған заңды күш беру үшін күшейтілген білікті электрондық қолтаңба болуы тиіс.

Екінші тармаққа келетін болсақ, мұнда құжаттамамен жұмыс ұйымның өзінде, сондай-ақ оның бөлімшелері арасында жүзеге асырылады. Бұған әртүрлі жазбалар, бұйрықтар мен нұсқаулар кіреді.

Жүйенің артықшылықтары

Процестерді автоматтандыру арқылы сіз ірі ұйымдардың да, шағын фирмалардың да өмірін жеңілдетіп, оларды қосымша қағаздардан құтқара аласыз. Сонымен қатар, ЭҚА дәстүрлі қағаз тасымалдағыштармен салыстырғанда бірқатар басқа артықшылықтарға ие:

• құжаттамамен жұмыс істеудің жоғары жылдамдығы-құжаттармен алмасуды екі-үш есеге жеделдетуге болады;
• үнемдеу - ЭҚА-мен жұмыс істеу кезінде компанияларға басып шығару, курьерлік қызметтер, қайта жіберу және басқа да төлемдерді төлеуге қаражат жұмсаудың қажеті жоқ;
• клиенттерден төлем алу жылдамдығын арттыруға мүмкіндік беретін кассалық алшақтықтың болмауы;
• тиімді және ыңғайлы сақтау - қолда бар құрылым мен жүйелеудің арқасында қажетті құжатты жеті есе жылдам табуға болады.

Бұдан басқа, ЭҚА құжатты қалыптастыру кезінде қателер мүмкіндігін азайтады, өйткені жүйе оны дайындауға толық жауап береді, сондай-ақ электрондық құжат айналымы құжаттаманың қозғалысын тәулік бойы бақылауға мүмкіндік береді.